Politique et pratiques

INCA ainsi que ses entités opérationnelles comme Réadaptation en déficience visuelle Canada s’engagent à protéger la vie privée de leurs clients, de leurs employés, de leurs donateurs, de leurs bénévoles, de leurs membres et de toutes les autres personnes qui s’intéressent à leur cause. Nous sommes ravis de la confiance que ces personnes nous accordent et reconnaissons que, pour préserver celle-ci, il nous faut être transparents et responsables lorsque nous traitons les renseignements personnels qui nous sont confiés.

Au cours de nos activités à INCA, nous recueillons et utilisons fréquemment des renseignements personnels. Nous obtenons ces renseignements de personnes ayant le droit de nous transmettre cette information. Notre politique sur la collecte, l’utilisation, la communication et la sauvegarde des renseignements personnels qui nous sont confiés traduit les principes établis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada). https://www.priv.gc.ca/leg_c/leg_c_p_f.asp

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des renseignements qui aident à identifier un individu. Cela inclut toutes les données qui peuvent être utilisées pour distinguer et reconnaître une personne en particulier, ou pour communiquer avec elle.

Dans ce contexte, les coordonnées professionnelles et certains renseignements accessibles au public, comme les noms, adresses et numéros de téléphone qui figurent dans les annuaires téléphoniques, ne sont pas considérés comme étant des renseignements personnels.

Renseignements personnels recueillis par INCA

INCA recueille les renseignements personnels nécessaires à la prestation de ces programmes et services; à la création, au maintien et à la gestion de ses relations avec les clients, les employés, les donateurs, les bénévoles et les membres; et à l’administration de ses programmes de recherche, de collecte de fonds, de sensibilisation du public et de promotion et défense des droits.

INCA recueille des renseignements personnels lorsqu’une personne :

  • s’inscrit en vue d’avoir accès aux services d’INCA;
  • s’inscrit à un événement;
  • utilise une des fonctionnalités interactives de nos sites Web;
  • fait un don en ligne;
  • achète un article en ligne;
  • devient un employé ou un bénévole;
  • communique avec nous pour nous poser une question, transmettre un commentaire ou faire une suggestion;
  • s’inscrit sur une liste d’envoi ou s’abonne à un bulletin d’information.

Les renseignements personnels recueillis peuvent inclure :

  • nom;
  • coordonnées comme l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse électronique (lorsque cette adresse a été expédiée à INCA par l’entremise du site Web, l’heure à laquelle le message a été envoyé et l’adresse IP à partir de laquelle le message est envoyé sont aussi automatiquement recueillies);
  • renseignements démographiques comme l’âge et le sexe;
  • renseignements sur la santé oculovisuelle (destinés au service de réadaptation en déficience visuelle);
  • renseignements sur une carte de crédit ou un compte bancaire;
  • préférences linguistiques et autres;
  • préférences de lecture (destinés aux services connexes à la Bibliothèque);
  • renseignements correspondant aux services et aux événements, comme le nom et le numéro de téléphone d’une personne à contacter en cas d’urgence, les restrictions alimentaires et les préférences d’hébergement.

Utilisation des renseignements personnels

Clients et consommateurs

Inscription à un service ou à un événement

Lorsqu’un client ou un consommateur s’inscrit à un service ou à un événement géré par INCA ou qu’il achète un article, il est possible que nous lui demandions des renseignements personnels comme son nom, son adresse électronique, son adresse postale, ses restrictions alimentaires et ses préférences d’hébergement et un numéro de téléphone à composer en cas d’urgence.

Nous recueillons ces renseignements pour faciliter la participation à l’événement et pour offrir les services requis. Nous n’utilisons les renseignements d’urgence transmis que si requis.

Lorsqu’une personne demande à recevoir des services de réadaptation en déficience visuelle ou qu’elle est dirigée vers ces services par son médecin, des renseignements ayant trait à la maladie oculaire de la personne ou du patient sont recueillis.

Ces renseignements permettent d’identifier la personne, de lui recommander ou de lui offrir des services ou des aides techniques en particulier et de nourrir nos statistiques. Ils peuvent aussi être utilisés pour communiquer avec la personne, avec son ou ses parents ou avec son ou ses tuteurs, lorsque nécessaire. Avec son autorisation, INCA peut aussi lui faire parvenir des renseignements concernant d’autres articles ou services qui pourraient lui être utiles. Une personne peut en tout temps choisir de ne pas recevoir de tels messages en communiquant avec nous comme décrit dans la rubrique « Pour nous joindre » que vous trouverez ci-dessous.

Inscription en ligne

Lorsqu’une personne s’inscrit en ligne, elle peut choisir de nous transmettre des informations sur ses champs d’intérêt. Nous utiliserons ces renseignements pour lui faire parvenir des informations correspondant à ses activités. Une personne peut en tout temps modifier ses champs d’intérêt en mettant à jour son profil.

INCA peut parfois utiliser des adresses électroniques et des numéros de téléphone pour faire enquête sur une activité qui pourrait contrevenir aux conditions d’utilisation acceptable d’un service d’INCA en particulier.

Employés et bénévoles

Accès par un employé ou un bénévole aux renseignements personnels le concernant

L’accès aux renseignements personnels se limite aux seuls employés autorisés qui ont une raison légitime de consulter ces renseignements. Tout employé ou bénévole peut avoir accès aux renseignements personnels le concernant afin de les vérifier, avec certaines exceptions (par exemple, la loi exige que nous refusions cet accès s’il révèle des renseignements personnels concernant un autre individu). Si l’accès est refusé, la raison du refus sera précisée. 

Renseignements personnels concernant les employés

INCA utilise les renseignements personnels concernant les employés pour créer leur lien d’emploi, gérer ce lien et y mettre fin. Cela englobe :

  • les renseignements personnels recueillis lors du processus d’embauche, notamment les renseignements contenus dans le curriculum vitae et les formulaires de demande d’emploi (coordonnées, antécédents personnels et professionnels, qualification, coordonnées d’un répondant en cas d’urgence, résultats des vérifications d’antécédents judiciaires, renseignements provenant des références);
  • les renseignements requis par le service de la paie, notamment numéro d’assurance sociale, taux horaire, heures de travail, déductions, renseignements bancaires et ordonnances d’un tribunal;
  • les renseignements relatifs aux avantages sociaux, notamment les primes ou contributions, les renseignements relatifs à la couverture, le statut de famille, les renseignements sur les personnes à charge et les renseignements médicaux;
  • les renseignements ayant trait au rendement, notamment l’historique d’emploi, les analyses de rendement, les notes disciplinaires et autres, la documentation relative à la qualification professionnelle et les renseignements sur les concours internes;
  • les renseignements répondant à diverses autres fins, lorsqu’une telle information est recueillie.

Renseignements personnels concernant les bénévoles

INCA utilise les renseignements personnels concernant les bénévoles aux fins de recrutement de bénévoles, de mise en place et de gestion d’un programme de bénévolat efficace et à toutes les autres fins décrites au moment de la collecte de l’information. Cela englobe :

  • les renseignements personnels recueillis dans le cadre du processus de recrutement, par exemple, les renseignements inscrits sur les formulaires d’inscription (coordonnées, antécédents personnels et professionnels, qualification) et les renseignements recueillis dans le cadre de la vérification des références;
  • les renseignements sur les services fournis par le bénévole, notamment sa disponibilité, son horaire, ses tâches et toutes notes ayant trait à sa qualification à titre de bénévole.

Donateurs et autres personnes intéressées

Lorsqu’un don est fait, INCA recueille le nom, l’adresse et les renseignements relatifs à la carte de crédit ou au compte bancaire du donateur aux fins du traitement du don et de la délivrance d’un reçu officiel. À titre de remerciements, et pour rappeler aux gens son besoin permanent de soutien financier, il est possible qu’INCA fasse publiquement mention du nom du donateur, à moins que ce dernier ait indiqué qu’il préfère demeurer anonyme. Le nom du donateur peut aussi être rendu public en fonction de l’ampleur du don versé.

Les dons peuvent aussi être versés pour commémorer une personne, lui rendre hommage ou la parrainer si elle participe à l’un de nos événements. INCA recueille alors des renseignements personnels sur le la personne que le don vise, ou sur son plus proche parent dans le cas d’un don commémoratif, comme son nom, son adresse et ses coordonnées afin de l’informer du don qui a été fait. Nous n’utilisons ni ne divulguons à d’autres fins les renseignements personnels concernant la personne que le don vise, à moins que cette dernière ne nous ait autorisés à le faire. Le donateur peut alors choisir de désirer demeurer anonyme ou de rendre son nom public. INCA ne publie pas le montant des dons Hommage ou des dons commémoratifs versés. Cependant, si une personne parraine un participant au cours d’un de nos événements, elle peut choisir de rendre public ou non le montant de son don.

Occasions d’offrir un soutien financier à INCA

INCA peut aussi à l’occasion offrir à ses clients, à ses employés, à ses bénévoles et à toutes les autres personnes intéressées l’occasion de faire un don à INCA par l’entremise de publipostages, de télémarketing ou d’autres programmes de collecte de fonds. Nous ne recueillons ni ne conservons que les renseignements personnels sur les donateurs actuels et potentiels dont nous avons besoin pour amasser des fonds de manière efficace. Pour nous assurer d’offrir aux donateurs des occasions de choix, les membres de notre équipe de philanthropie sauront si la personne est un client, l’année de son inscription à INCA et les services qu’elle utilise (par exemple, les services de réadaptation en déficience visuelle), le cas échéant. Une personne peut en tout temps choisir de ne pas recevoir de messages de collecte de fonds en communiquant avec nous comme décrit dans la rubrique « Pour nous joindre » que vous trouverez ci-dessous.

Listes d’envois et d’abonnements aux bulletins d’information

Si une personne s’abonne à un de nos bulletins d’information, INCA utilise son adresse électronique ou son adresse postale, selon le cas, pour lui faire parvenir le bulletin d’information et tout autre renseignement demandé. INCA communique régulièrement avec ses clients, ses employés, ses donateurs, ses bénévoles et toute autre personne intéressée par la poste et par courrier électronique. Nous utiliserons les renseignements personnels fournis pour livrer le courrier, effectuer des recherches ou entreprendre des démarches de marketing. Une personne peut en tout temps choisir de ne pas recevoir de tels documents en communiquant avec nous comme décrit dans la rubrique « Pour nous joindre » que vous trouverez ci-dessous.

Renseignements relatifs au site Web

De façon générale, une personne peut visiter notre site Web sans nous fournir de renseignements personnels. Le site utilise toutefois des témoins de connexion et un logiciel de pistage des clics. Le site enregistre aussi des renseignements comme les détails relatifs à l’appareil utilisé (par exemple, cellulaire, tablette), l’adresse IP (numéro qui est automatiquement assigné à l’ordinateur ou à l’appareil utilisé pour naviguer sur Internet et duquel un emplacement géographique général peut être déterminé) et tout autre renseignement connexe comme les pages visitées, le type de navigateur (par exemple, Explorer, Chrome, Safari ou Firefox), le système d’exploitation et la période moyenne consacrée à visiter le site Web. INCA utilise ces données pour analyser et mieux comprendre les consultations faites sur son site (pages ou sections les plus populaires, périodes de pointe, etc.) et pour faciliter la planification des améliorations à y apporter afin de mieux répondre aux besoins des utilisateurs.

Ainsi, au cours de toute visite de notre site Web, les pages consultées, ainsi qu’un bref dossier appelé « mouchard » sont téléchargés dans l’ordinateur du visiteur. De nombreux sites Web procèdent de cette manière, car les mouchards permettent aux éditeurs de sites Web de faciliter la visite en déterminant entre autres si cet ordinateur a déjà consulté le site. Dans le cas de visites répétées, cela se produit en consultant le mouchard laissé au moment de la visite passée. Les mouchards, eux-mêmes, ne transmettent pas l’adresse électronique ou d’autres renseignements personnels appartenant au visiteur, à moins que ce dernier ne choisisse de fournir ces renseignements.

La rubrique « Aide » de la barre d’outils de la plupart des navigateurs indique comment prévenir l’acceptation de nouveaux mouchards, faire en sorte que le navigateur informe l’utilisateur lorsqu’un nouveau mouchard est reçu ou désactiver en bloc tous les mouchards.

Communication des renseignements personnels

Toute personne a le droit de restreindre l’utilisation faite des renseignements personnels la concernant, c’est-à-dire de délimiter avec qui ils peuvent être partagés et à quelles fins. INCA ne communique, ne loue, ne vend ni ne transfert jamais de renseignements personnels sans l’autorisation de la personne concernée, sauf comme décrit dans notre Politique sur la protection des renseignements personnels ou autrement requis ou permis par la loi.

Renseignements personnels ayant trait à un client ou un consommateur

INCA ne transmet les renseignements personnels concernant un individu qu’aux employés et bénévoles qui ont besoin de cette information pour fournir les services que cet individu a demandé de recevoir ou pour soutenir la prestation de tels services.

Recherche

INCA effectue de temps à autre des recherches en menant des sondages et des entrevues auprès de ses clients ou en utilisant des renseignements relatifs à sa clientèle d’INCA. Les clients sont en tout temps informés que les renseignements personnels qu’ils fournissent ne seront utilisés qu’aux fins de la recherche et qu’ils seront tous tenus confidentiels. Dans le cadre de chaque étude, les participants reçoivent un numéro d’identité unique, anonyme et non identifiable. Toutes les données et tous les enregistrements des entrevues ne sont accessibles qu’aux membres de l’équipe de recherche. Aucun renseignement sur les participants n’est divulgué à des tiers ou à des organismes de recherche extérieurs à INCA et aucun nom n’est utilisé au cours des discussions menées entre les membres de l’équipe de recherche. Les noms des clients ne sont jamais inclus dans les documents imprimés faisant partie de l’étude ou dans toute autre publication ayant trait à cette étude. Tous les renseignements recueillis au cours de la recherche sont sauvegardés dans un fichier verrouillé de la base de données interne d’INCA et seuls les membres du service de recherche y ont accès. Les fichiers audio sont détruits une fois transcrits et versés dans la base de données sécurisée.

Des listes de clients ne sont jamais fournies à des tiers aux fins de recherche. À l’occasion, les membres de l’équipe de recherche d’INCA communiqueront avec des clients au nom d’un organisme ou d’une agence externe pour leur demander s’ils acceptent de participer à une étude menée par cet organisme ou cette agence. Les clients sont alors informés que leur participation est totalement volontaire et confidentielle, et qu’elle n’est en aucun cas liée aux services que ces derniers reçoivent à INCA.

Renseignements personnels ayant trait aux employés et aux bénévoles 

INCA ne communique de renseignements personnels concernant un employé ou un bénévole à des tiers que si les demandes se rapportent aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, si l’individu y a consenti ou si la loi le requiert ou le permet.

Si un employé ou un bénévole désire restreindre le partage des renseignements personnels le concernant, il peut présenter une demande au directeur de la protection des renseignements personnels et indiquer quels éléments de ces renseignements doivent faire l’objet d’un accès restreint et à qui ils peuvent être transmis. Le directeur de la protection des renseignements personnels indiquera alors au demandeur si les renseignements visés peuvent faire l’objet de l’accès restreint désiré.

Fournisseurs de services externes

L’expression « fournisseurs de services externes » englobe des fournisseurs, des consultants, des partenaires ou des agences de prestation de services.

INCA peut engager des fournisseurs de services externes pour fournir certains services en son nom. Ces entreprises ne reçoivent alors que les renseignements nécessaires à l’exécution de tels services, et INCA prend toutes les mesures requises pour s’assurer que ces renseignements sont transférés et stockés en toute sécurité et qu’ils ne sont utilisés qu’aux seules fins visés par les services pour lesquels le fournisseur de service externe a été embauché.  

Il est possible que les fournisseurs de services avec qui INCA partage des renseignements personnels exercent leurs activités aux États-Unis ou dans d’autres pays. Dans un tel cas, la gestion des renseignements personnels doit respecter les lois en vigueur aux États-Unis ou dans ces autres pays. Par exemple, des renseignements personnels pourraient être transmis en réponse à des demandes valides émanant de représentants de l’administration publique, des tribunaux ou des forces de l’ordre des États-Unis ou de tout autre pays où ces renseignements sont stockés.

Les contrats entre INCA et les fournisseurs de services précisent les attentes d’INCA en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Ces attentes exigent entre autres que le fournisseur de service :

  • préserve la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels fournis par INCA et n’utilise ces renseignements que conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels;
  • interdise la consultation, l’utilisation ou la communication des renseignements personnels à toutes fins autres que celle qui consiste à fournir les services mentionnés dans le contrat;
  • signale immédiatement à INCA toute consultation, utilisation ou communication de renseignements personnels fournis par INCA à des fins autres que celle qui consiste à fournir les services mentionnés dans le contrat; 
  • établisse, le cas échéant, des contrôles d’accès et des systèmes de sauvegarde en matière de gestion, de stockage et d’élimination sécuritaire des renseignements personnels qui lui sont confiés;
  • accorde à INCA, conformément aux obligations légales qu’a l’organisme de protéger les renseignements personnels qui lui sont confiés, le droit d’effectuer une vérification de sa conformité aux normes établies en matière de confidentialité ou fournisse à INCA un exemplaire de la plus récente vérification de sécurité ou de confidentialité menée dans l’entreprise par un organisme indépendant.

Il est important de noter qu’INCA ne fournira aucun renseignement personnel à un fournisseur de services externes si ce dernier est anonyme ou si un regroupement d’informations conviendrait.

INCA et ses fournisseurs de services sont autorisés à fournir à un organisme d’enquête ou tel que pourrait l’exiger ou le permettre la loi des renseignements personnels en réponse à une obligation légale de le faire ou dans le cas de la violation d’un contrat ou d’une loi.

Donateurs

De temps à autre, INCA échange les noms et adresses de ses donateurs avec des organismes caritatifs ayant des vues similaires aux fins de collecte de fonds. Dans ce cas, INCA offre à ses donateurs, à intervalles réguliers, la possibilité de refuser l’utilisation de leurs noms et adresses à ces fins. Une personne peut en tout temps choisir de se retirer de ce programme en communiquant avec nous comme décrit dans la rubrique « Pour nous joindre » que vous trouverez ci-dessous.

Médias sociaux ou forums

Si une personne inscrit ou affiche volontairement des renseignements, des photographies ou tout autre contenu dans un forum, une page Twitter, une page Facebook, ou quelque autre page ou site de réseautage social appartenant à INCA, certains éléments des renseignements personnels appartenant à cette personne pourraient être automatiquement inclus à la publication, notamment le nom et l’adresse électronique de celle-ci, et ces renseignements pourraient être recueillis et utilisés par des tiers. INCA n’exerce aucun contrôle ni n’est aucunement responsable de la collecte, de l’utilisation ou de la communication de tout contenu d’utilisateur affiché dans de tels forums ou pages de réseautage social. Toutes les données personnelles publiées, utilisées ou communiquées par l’entremise de tels sites ne sont aucunement visées par cette politique.

Obligation juridique

INCA peut divulguer des renseignements personnels concernant un  individu à une institution gouvernementale lui ayant démontré qu’elle possède l’autorité judiciaire requise pour obtenir de tels renseignements. Il en va de même si INCA a des raisons raisonnables de croire que ces renseignements pourraient servir à approfondir une enquête sur une activité illégale, si INCA reçoit une assignation à comparaître ou une ordonnance de la cour, d’une personne ou d’une institution ayant le pouvoir d’exiger la communication de dossiers et de renseignements, si INCA désire protéger ses droits et ses biens ou si la loi le permet ou l’exige.

Sécurité - Sauvegarde des renseignements personnels

INCA prend toutes les mesures raisonnables possibles pour s’assurer que ses systèmes préservent les renseignements personnels contre les pertes ou les vols et les mettent à l’abri de quelque consultation, utilisation, copie, communication ou modification non autorisées que ce soit. Les éléments de ces systèmes de sauvegarde incluent, sans toutefois s’y limiter :

  • embauche d’un directeur de la sécurité des systèmes ayant pour mandat de contrôler la sécurité de l’information et d’instaurer constamment des éléments de renforcement de la sécurité des renseignements confiés à INCA;
  • installation des composantes suivantes : pare-feu, système de détection des intrusions, antivirus, mots de passe forts, verrouillage de l’écran en cas d’inactivité, contrôle obligatoire d’accès aux assistants numériques et autres solutions logicielles de sécurité technique;
  • production d’un certificat de confidentialité signé par tous les employés;
  • initiation, sensibilisation et formation du personnel sur la Politique d’INCA en matière de protection des renseignements personnels et ses pratiques et rappel constant de l’importance de la sauvegarde des renseignements personnels auxquels les employés ont accès.

Conservation et élimination des renseignements personnels

La durée pendant laquelle INCA conserve les renseignements dépend du service rendu et du type de renseignements. Les renseignements sont conservés aussi longtemps qu’ils sont raisonnablement requis aux fins de services ou de recherches, à des fins juridiques ou à des fins organisationnelles. Lorsque ces renseignements ne sont plus exigés, ils sont détruits ou supprimés de manière sécuritaire. 

Accès aux renseignements personnels et correction de ceux-ci

Toute personne a le droit d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant stockés dans les dossiers d’INCA et d’y corriger toutes inexactitudes. Pour ce faire, il suffit de communiquer avec INCA comme décrit dans la rubrique « Pour nous joindre » que vous trouverez ci-dessous. Pour protéger la confidentialité de l’information, INCA prendra toutes les mesures raisonnables requises pour vérifier l’identité du demandeur avant de lui donner accès à des renseignements personnels ou de lui permettre d’y effectuer des corrections.

Infraction en matière de protection des renseignements personnels

Dès qu’INCA est informé d’une possible infraction à sa Politique en matière de renseignements personnels, l’organisme prend toutes les mesures nécessaires pour endiguer l’infraction, faire enquête, remédier à la situation et communiquer avec les parties touchées, comme le requiert la loi et le protocole d’enquête à la suite d’une infraction.

Liens vers des sites externes

Les liens inscrits dans le site Web d’INCA et menant vers les sites Web de tiers sont offerts pour venir en aide aux utilisateurs. INCA n’exerce aucun contrôle sur la façon dont ces organismes gèrent de tels sites Web. Il ne peut donc être tenu responsable de la façon dont ces sites recueillent, utilisent, divulguent ou traitent de quelque façon que ce soit les renseignements personnels qui leur sont confiés. L’inclusion de tout site dans le site Web d’INCA n’implique aucunement qu’INCA appuie l’organisme mentionné, ses sites Web, ses articles ou ses services.

Modifications apportées à la Politique en matière de renseignements personnels

La Politique en matière de renseignements personnels peut être mise à jour de temps à autre pour refléter les modifications apportées aux pratiques relatives à la protection de ces renseignements. De telles modifications seront publiées sur le site Web d’INCA.

Pour nous joindre

Pour examiner ou mettre à jour les renseignements personnels que possède INCA sur un individu, pour retirer un consentement relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements personnels d’un individu ou d’un nom inscrit sur une liste d’adresses électroniques ou autres, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante :
INCA
1929, avenue Bayview
Toronto (Ontario)  M4G3E8
416 486-2500
Courriel : info@inca.ca

Toute personne a le droit de mettre en doute notre respect de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des commentaires au sujet de notre Politique en matière de protection des renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le directeur de la protection des renseignements personnels d’INCA en composant le 416 486–2500 ou en transmettant un courriel à l’adresse suivante : confidentialite@inca.ca.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur la protection des renseignements personnels en général et sur vos droits à cet égard dans le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada que vous trouverez à l’adresse suivante : http://www.privcom.gc.ca/.

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